Politique relative à la protection des renseignements personnels

La FORHDC^MC valorise et respecte le principe de la protection des renseignements personnels, y compris la sécurité de vos renseignements personnels. Les renseignements personnels fournis par les candidat(e)s sont gardés confidentiels et ne sont utilisés qu’aux fins décrites dans la présente politique.

Que sont les renseignements personnels recueillis?

Les renseignements personnels recueillis dans le cadre des évaluations des équivalences, de l’Examen de certification nationale en hygiène dentaire^MC (ECNHD^MC) et de l’Examen canadien sur la performance en hygiène dentaire^MC (ECPHD^MC) peuvent inclure :

les coordonnées, notamment le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse courriel;
la date de naissance;
le genre;
la copie de pièces d’identité délivrées par le gouvernement (comme le permis de conduire, le passeport);
les renseignements sur la formation en hygiène dentaire, comme la liste des établissements d’enseignement fréquentés, les résultats obtenus aux examens et les renseignements sur le certificat, une copie notariée du diplôme ou du certificat en hygiène dentaire, le relevé de notes officiel;
les renseignements concernant l’administration de l’examen (comme le lieu du centre d’examen, la date de l’examen, le temps pris pour effectuer l’examen);
les renseignements nécessaires pour garantir la conformité aux procédures, aux règles et aux exigences relatives à l’examen (comme les captures des webcams et des écrans sur les appareils utilisés pour effectuer les examens, les renseignements sur les frappes); et
les photographies du (de la) candidat(e).

Dans le cadre de la gestion des demandes d’accommodements pour l’examen, les renseignements personnels recueillis en plus de ceux fournis lors de la demande d’admission à l’ECNHD^MC et à l’ECPHD^MC peuvent inclure les suivants :

la description de la manière dont l’incapacité peut avoir un effet sur l’exécution de l’examen;
la mesure d’accommodement demandée pour l’examen;
les documents relatifs aux besoins reliés à l’incapacité;
le formulaire du (de la) candidat(e) (comprenant les coordonnées, les motifs pour les accommodements et les détails concernant les accommodements requis);
le formulaire pour les professionnels de la santé (comprenant l’information sur les soins qui vous ont été fournis, les diagnostics posés par les professionnels de la santé et les exigences d’accommodements); et
les documents justificatifs.

Les renseignements personnels recueillis aux fins de l’administration des évaluations des équivalences peuvent comprendre les suivants :

les coordonnées, notamment le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse courriel;
les renseignements sur la formation en hygiène dentaire, comme la liste des établissements d’enseignement fréquentés, une copie notariée du diplôme ou du certificat en hygiène dentaire, le relevé de notes officiel, le plan de cours détaillé officiel;
la copie de pièces d’identité délivrées par le gouvernement (comme le permis de conduire, le passeport);
les photographies;
la preuve de l’inscription au registre ou du permis d’exercer délivré par un organisme de réglementation en hygiène dentaire ou la lettre d’admissibilité à l’inscription au registre ou à l’obtention d’un permis d’exercer en hygiène dentaire dans le territoire où la formation en hygiène dentaire a été achevée; et
le rapport d’évaluation des crédits scolaires et les traductions littérales certifiées notariées.

Des renseignements personnels non inclus dans cette section de la politique relative à la protection des renseignements personnels peuvent être recueillis avec votre consentement pour gérer des demandes d’autres services offerts par la FORHDC^MC.

Dans quel but les renseignements personnels sont-ils recueillis, utilisés et divulgués?

^{La FORHDCMC peut recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels, notamment aux fins suivantes :}

déterminer l’admissibilité à passer l’ECNHD^MC et l’ECPHD^MC;
administrer l’ECNHD^MC et l’ECPHD^MC;
fournir des accommodements pour l’examen;
préparer le certificat;
faciliter l’inscription au registre ou l’obtention du permis d’exercer pour les candidat(e)s qui ont réussi l’examen;
faciliter les appels concernant les résultats d’examen, comme le prévoient les processus applicables de la FORHDC^MC;
rendre les autres services pertinents offerts par la FORHDC^MC, tels que les examens préparatoires;
respecter votre demande de divulgation de renseignements à des tiers, uniquement avec votre autorisation et votre consentement, et en conformité avec toutes les politiques et les procédures applicables de la FORHDC^MC;
assurer la conformité réglementaire;
aider à détecter et à prévenir la fraude ou d’autres activités illégales;
exécuter toute fin autorisée ou requise par la loi applicable; et
exécuter toute autre fin qui vous est divulguée et à laquelle vous consentez.

La FORHDC^MC se réserve le droit d’utiliser des renseignements agrégés et dépersonnalisés, comme le permet la loi applicable. Ces renseignements peuvent inclure des données de résultats aux examens dépersonnalisées et agrégées, qui sont utilisées pour l’analyse statistique et la création de rapports concernant des résultats d’examen non spécifiques.

La FORHDC^MC peut divulguer les renseignements personnels à des fournisseurs de services tiers, notamment :

aux partenaires et aux fournisseurs agissant à titre d’agence d’évaluation, aux fins de l’administration, de la correction et de la révision de la correction de l’examen;
aux administrateurs et aux centres d’examen, aux fins de l’administration de l’examen aux lieux d’examen répartis dans l’ensemble du Canada;
aux organismes de réglementation en hygiène dentaire, aux fins de l’inscription au registre ou de la délivrance d’un permis d’exercer pour les candidat(e)s qui ont réussi l’examen ou de divulgation des situations d’inconduite ou de non-respect des normes de conduite; et
aux fins de l’examen des incidents liés à l’administration de l’examen et des appels.

Les renseignements personnels fournis par les candidat(e)s ou en leur nom sont gardés confidentiels et sont utilisés par la FORHDC^MC et ses fournisseurs de services aux fins décrites dans la présente politique relative à la protection des renseignements personnels. Les renseignements personnels ne seront fournis à des tiers fournisseurs de services que s’ils s’engagent contractuellement à protéger ces renseignements conformément à la présente politique relative à la protection des renseignements personnels.

Si vous choisissez de ne pas communiquer vos renseignements personnels à la FORHDC^MC ou de ne pas permettre à la FORHDC^MC de divulguer vos
renseignements personnels à ses fournisseurs de services, la FORHDC^MC pourrait ne pas être en mesure de traiter votre formulaire de demande d’évaluation ou votre formulaire de demande d’admission ou toute autre demande pertinente.

Que dois-je faire si mes renseignements personnels ne sont PAS exacts?

Si vous soupçonnez que les renseignements personnels que nous avons dans nos dossiers ne sont pas exacts, veuillez nous en aviser par écrit (par courriel ou par la poste) et nous effectuerons un examen de votre dossier, à la suite duquel nous pourrons corriger les renseignements.

Comment la sécurité de mes renseignements personnels peut-elle être assurée?

La FORHDC^MC met en œuvre des mesures matérielles, procédurales et techniques appropriées pour protéger vos renseignements personnels.

Les renseignements personnels peuvent être stockés en dehors du territoire où vous résidez si un fournisseur de services tiers ou une autre entité à laquelle nous divulguons des renseignements personnels, conformément à la présente politique relative à la protection des renseignements personnels, est situé en dehors de ce territoire. Dans de tels cas, les renseignements personnels peuvent être soumis aux lois locales des territoires où ils sont recueillis, utilisés ou divulgués et peuvent être consultés par les autorités gouvernementales et les autorités chargées de l’application des lois locales de ces territoires.

Pendant combien de temps mes renseignements personnels seront-ils gardés au dossier?

Les renseignements personnels sont conservés uniquement le temps nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que la loi applicable n’exige le contraire, ou pour résoudre des problèmes qui pourraient survenir à une date ultérieure.

Certains de vos renseignements personnels peuvent être gardés au dossier indéfiniment au cas où nous aurions besoin de vérifier votre statut d’admissibilité à l’examen, l’état de votre demande d’admission à l’examen, votre statut de certification relativement à l’ECNHD^MC ou à l’ECPHD^MC, ainsi qu’aux fins de l’examen des incidents et des appels, etc.

Les renseignements personnels sont supprimés définitivement en toute sécurité, conformément aux lois applicables, à la fin des périodes de conservation en vigueur.

Puis-je avoir accès à mes renseignements personnels que la FORHDC^MC garde dans ses dossiers?

Vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels à votre sujet que nous avons dans nos dossiers. Pour avoir accès à vos renseignements personnels, vous pouvez présenter une demande écrite par courriel avec une preuve d’identité. Veuillez noter que la FORHDC^MC peut facturer des frais selon un système de recouvrement des coûts pour ce type de demande.

À qui dois-je faire part de mes préoccupations ou mes questions relatives à la protection des renseignements personnels?

Notre agente de protection de la vie privée est la directrice générale. Pour toute question concernant notre politique relative à la protection des renseignements personnels, vous pouvez joindre la directrice générale par courriel à l’adresse privacy-vie.privee@fdhrc.ca.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité compétente en matière de protection des données, en particulier dans la région où vous résidez habituellement, dans celle où nous sommes établis ou encore dans celle où une infraction à une loi en matière de protection des données aurait été commise.

Droits supplémentaires

Dans la mesure où la loi applicable l’exige ou le permet, vous pourriez avoir des droits supplémentaires, notamment : i) le droit de contrôler la diffusion de vos renseignements; ii) le droit de recevoir les renseignements informatisés recueillis auprès de vous dans un format technologique structuré couramment utilisé et de faire transférer ces renseignements directement à un autre organisme; iii) le droit d’être informé de la prise de décision automatisée et de soumettre vos observations à ce sujet; et iv) le droit de demander des renseignements sur le traitement des données.