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The Federation of Dental Hygiene Regulators of Canada (FDHRC) and the National Dental Hygiene Certification Board (NDHCB) amalgamated effective January 1, 2022.
The new organization is operating as the FDHRC.

Politique sur la protection des renseignements personnels

La FORHDC valorise et respecte le principe de la protection des renseignements personnels, y compris la sécurité de vos renseignements personnels. Les renseignements personnels fournis par les candidat(e)s sont gardés confidentiels et ne sont utilisés qu’aux fins pour lesquels ils ont été recueillis. La FORHDC a instauré des politiques qui se conforment à la législation fédérale et provinciale en vigueur relativement à la protection des renseignements personnels : la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE).

Que sont les renseignements personnels?

Les renseignements personnels sont des renseignements qui peuvent permettre d’identifier une personne. Les renseignements qui ne permettent pas d’identifier une personne ou qui ne peuvent pas être associés à une personne ne sont plus considérés comme des renseignements personnels. À titre d’exemple, les résultats d’examen non spécifiques utilisés par la FORHDC à des fins de statistiques et de sommaires de résultats ne sont pas considérés comme des renseignements personnels selon la législation relative à la protection des renseignements personnels.

Quels sont les renseignements personnels recueillis?

Les renseignements personnels recueillis pour la gestion des demandes d’admission à l’ECNHD et à l’ECPHD peuvent inclure ce qui suit : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, date de naissance, renseignements concernant les études en hygiène dentaire, renseignements concernant l’administration de l’examen, captures des webcams et des écrans (pour la surveillance virtuelle seulement), résultats d’examen et renseignements sur le certificat, copie notariée du diplôme ou du certificat en hygiène dentaire, relevé officiel des notes et photographies des candidat(e)s.

Pour la gestion des demandes d’accommodements pour l’examen, les renseignements personnels recueillis en plus de ceux fournis lors de la demande d’admission à l’ECNHD et à l’ECPHD incluent ce qui suit : nature de l’incapacité, accommodements demandés pour l’examen, documents relatifs aux besoins reliés à l’incapacité, formulaire du (de la) candidat(e), formulaire pour les professionnels de la santé et documentation à l’appui.

Les renseignements personnels recueillis pour l’administration de l’évaluation des équivalences incluent ce qui suit : nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, numéro de télécopieur, renseignements sur la formation en hygiène dentaire – liste des établissements d’enseignement, copie notariée des documents de changement de nom légal – si applicable, preuve de permis d’exercer délivré par un organisme de réglementation en hygiène dentaire ou lettre d’admissibilité à l’obtention d’un permis d’exercer en hygiène dentaire dans le pays (province ou territoire) où le programme d’éducation en hygiène dentaire a été complété, copie notariée du diplôme ou certificat en hygiène dentaire, relevé officiel des notes, plan de cours détaillé officiel, rapport d’évaluation des crédits scolaires et traductions littérales certifiées notariées – si applicable.

Des renseignements personnels non inclus dans cette section de la politique concernant la protection des renseignements personnels peuvent être recueillis pour gérer des demandes d’autres services offerts par la FORHDC.

Pourquoi recueillons-nous des renseignements personnels?

La FORHDC recueille des renseignements personnels pour traiter certaines demandes, par exemple pour déterminer l’admissibilité d’une personne à l’ECNHD et pour coordonner certaines activités liées à l’administration de l’ECNHD et de l’ECPHD, à la préparation des certificats, à la facilitation de l’obtention d’un permis d’exercer pour les candidat(e)s qui ont réussi l’examen et à d’autres services pertinents offerts par la FORHDC.

Est-ce que la FORHDC divulgue les renseignements personnels?

La FORHDC divulgue les renseignements personnels nécessaires à ses fournisseurs de services, y compris : à l’agence d’évaluation – pour l’administration, la correction et la révision de la correction de l’examen; à l’agence assurant l’administration de l’examen – pour l’administration de l’examen aux centres d’examen répartis dans différentes régions du Canada; aux organismes de réglementation en hygiène dentaire qui exigent le certificat de la FORHDC pour délivrer le permis d’exercer – nom et numéro de certificat des candidat(e)s qui ont réussi l’examen; l’examen des incidents liés aux administrations d’examen; et les appels.

Il est nécessaire d’utiliser vos renseignements personnels dans le cadre des activités reliées à vos diverses demandes. Les renseignements personnels fournis par les candidat(e)s ou en leur nom sont gardés confidentiels et ne sont utilisés que par la FORHDC et ses fournisseurs de services.

Si vous choisissez de ne pas communiquer vos renseignements personnels à la FORHDC ou de ne pas permettre à la FORHDC de divulguer vos renseignements personnels à ses fournisseurs de services, la FORHDC ne sera pas en mesure de traiter votre formulaire de demande d’évaluation ou votre formulaire de demande d’admission ou toutes autres demandes pertinentes.

Que dois-je faire si mes renseignements personnels ne sont pas exacts?

Si vous soupçonnez que les renseignements personnels que nous avons dans votre dossier ne sont pas exacts, veuillez nous en aviser par écrit et nous réviserons votre dossier. Toute erreur que nous aurions pu faire sera corrigée et toutes les personnes à qui nous avons fourni ces renseignements en seront informées. Veuillez noter que nous ne pouvons pas garantir la sécurité des renseignements personnels envoyés par courriel.

Comment la sécurité de mes renseignements personnels peut-elle être assurée?

La FORHDC applique, sur une base quotidienne, des mesures de sauvegarde de vos renseignements personnels, incluant ce qui suit :

  • Les membres du conseil ou des comités, les bénévoles, les fournisseurs de services et le personnel ont conclu des ententes de confidentialité avec la FORHDC.
  • Le personnel est formé pour recueillir, utiliser, divulguer et stocker des renseignements personnels en se conformant à notre politique relative à la protection des renseignements personnels.
  • Les renseignements personnels sur papier sont rangés dans un bureau fermé à clé et protégé par un système de sécurité.
  • Nos ordinateurs sont protégés par mot de passe et notre réseau est protégé par un pare-feu.
  • Les renseignements sur papier sont expédiés par la poste ou par des entreprises de messagerie reconnues.
  • Le courrier électronique est transmis par une ligne directe

Pendant combien de temps mes renseignements personnels seront-ils gardés au dossier?

Certains de vos renseignements personnels sont gardés au dossier indéfiniment au cas où nous aurions besoin de vérifier votre statut d’admissibilité à l’examen, le statut de votre demande d’admission à l’examen, votre statut de certification relativement à l’ECNHD ou à l’ECPHD, l’examen des incidents et les appels, etc. Les autres renseignements personnels sont détruits de la façon suivante : déchiquetage des renseignements papier ou suppression des fichiers électroniques contenant des renseignements personnels; de plus, lorsque nous envoyons un ordinateur au rebut, nous reformatons le disque dur.

Puis-je voir les renseignements personnels que la FORHDC garde à mon dossier?

Vous avez le droit de voir les renseignements personnels que nous avons dans votre dossier. Pour voir le contenu de votre dossier personnel, vous devez présenter une demande par écrit avec une preuve d’identité. Des copies des documents demandés qui sont dans votre dossier vous seront envoyées. Veuillez noter que la FORHDC facture des frais selon un système de recouvrement des coûts pour ce type de demande.

À qui dois-je faire part de mes préoccupations ou de mes questions concernant la politique sur la protection des renseignements personnels de la FORHDC ou sur la conformité à la LPRPDE?

Notre agente de protection de la vie privée est la directrice générale. Pour toutes questions concernant notre politique sur la protection des renseignements personnels, vous pouvez vous adresser à elle aux coordonnées disponibles en cliquant ici.

Si vous désirez déposer une plainte formelle au sujet de nos mesures de protection des renseignements personnels, vous pouvez le faire par écrit auprès de notre agente de protection de la vie privée. Nous accuserons réception de votre plainte par écrit. L’agente de protection de la vie privée examinera la nature de votre plainte, et une réponse écrite contenant la décision formelle et les raisons de cette décision vous sera envoyée dans les trente (30) jours civils suivant la réception de votre plainte.

 

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada encadre l’administration de la législation sur la protection de la vie privée dans le secteur privé. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada peut être joint :

Par téléphone : 819-994-5444

Sans frais : 1-800-282-1376

Sur le site Web : www.priv.gc.ca

Par la poste : 30, rue Victoria, Gatineau (Québec)  K1A 1H3